Hoe steeds verder besparen op IT je bedrijf geld gaat kosten

Hoe steeds verder besparen op IT je bedrijf geld gaat kosten

Arthur_in_rondje.pngDoor: Arthur Bommelé, Network Monitoring & Security Advisor bij DataByte
Leestijd: 5 minuten

De Wet van Moore en Wirth

De ene wet zegt dat ICT technologie grofweg om de 18 maanden verdubbelt in kracht tegen de helft van de oorspronkelijke kosten. De andere wet zegt dat softwarematige ontwikkeling sneller vertraagt dan dat hardwarematige ontwikkeling versnelt.

Kortom, meer toeters en bellers vertraagt ons meer dan dat het ons versnelt.

En als je wat slimmer en krachtiger inkoopt kun je langer met het spul doen wat je toen inkocht.

Meerjarig IT beleidsplan

Anders gezegd, verander iets wat werkt niet te snel. Maar wacht ook niet te lang voordat je moderniseert, anders kan het zijn dat je te ver achterloopt. Stilstand is achteruitgang.

Ons advies? Stel een meerjarig beleidsplan op waarbij je zaken tijdig en verantwoord vervangt. Stel vuistregels vast.

Een vuistregel kan zijn: niets in het gehele netwerk mag een groter leeftijdsverschil hebben dan vijf of zeven jaar. Of het nu gaat om software of hardware, applicatie of fabrikant driver, einde garantieperiode of datum laatst beschikbare update.

Als je dat als vuistregel hanteert dan kun je vooruit plannen.

 

Kost het geld? Ja! Wat levert het op?

Het is een utopie om te denken dat fabrikanten nog veel moeite gaan steken in het volledig supporten van iets dat ouder dan drie jaar is. Het is veel goedkoper voor hen om dan van het kastje naar de muur te gaan verwijzen. Anders gezegd, 'zoek het zelf uit'.

Daarnaast is bekend dat IT technologie dermate hard ontwikkelt; dat wat drie jaar geleden nog hip en vernieuwend was, is nu alweer verouderd. Na vijf jaar is dat nog meer het geval en na zeven jaar nog veel meer. Verouderde technologie en nieuwe technologie werken niet goed samen. Dat leidt tot allerlei ongrijpbare issues. En zie dat maar opgelost te krijgen. Weliswaar kan een professionele ICT partner behulpzaam zijn in het bewerkstelligen van uitstel tot de noodzaak van handelen, maar uitstel van executie hoort daar niet bij. Alhoewel, tegen die tijd kan de valse hoop ontstaan zijn dat men toch wel een manier vindt om nog verder uit te stellen. Interessant om te weten, maar wat levert het op?

 

snijden in het IT Budget

In ons kantoor in Steenbergen staat het perfect op de muur beschreven: 
Snijden in het ICT-budget is net zo slim, als een horloge afdoen om tijd te winnen. 

 

Van uitstel komt afstel – compatibiliteitsproblemen zijn dan onvermijdelijk

Stilstandkosten zijn een werkelijke gruwel. Je kunt niet voorspellen wanneer het optreedt, hoelang het duurt en hoeveel het dan kost.

Het is net als een brandverzekering, je betaalt X per jaar voor het geval de tent mocht affikken, maar ondertussen hoop je er geen gebruik van te maken. Vaak ken je genoeg voorbeelden hoe gruwelijk fout het kan lopen als je het zaakje niet voldoende op orde hebt.

Wat wel bekend is, is dat bedrijven die (deels) achterlopen qua technologische trends vroeg of laat met compatibiliteitsproblemen te maken gaan krijgen, alsmede verminderde tot geheel geen third party support, tot uiteindelijk 'zoek het zelf maar uit' situaties.

Anders gezegd, je staat met de rug tegen de muur. Hopende dat van uitstel ook afstel komt (de Wet van Murphy zegt nee daartegen).

 

Met floppies enzo

Wat dat kost? Moeilijk te zeggen, het verschilt per situatie. Het is alsof je jaren tachtig auto's in het wagenpark voor lief neemt want deze kunnen nog wel een paar jaar mee. Onderhoud en APK is niet nodig, je ziet wel wat je doet als ze stil staan langs de kant van de weg (of als ze spontaan in brand vliegen met een half miljoen aan goederen/aansprakelijkheden aan boord zonder dat daar een volledig dekkende verzekering/backup tegenover staat).

Het feit is, als er niets gebeurt dan ben je spekkoper. Minimale investering en onderhoudskosten tegen maximale winstmaximalisatie.
In een dergelijk geval had je beter op DOS en XP systemen kunnen blijven draaien, met floppies enzo.

 Met floppies enzo

Wie is er schuldig als er iets fout gaat?

In gevallen waar het wel fout gaat, dient iemand zich te gaan verantwoorden. Waarom heb je niet dit of dat gedaan? Weet je wel dat jouw branche dit of dat als minimum ziet? Al gehoord van richtsnoer? Branche richtlijnen? Schuldvraag, verwijtbaarheid en aansprakelijkheid?

Autoriteiten, overheden, verzekeraars, leveranciers, afnemers, klanten, bankiers en investeerders; allemaal partijen die maximaal resultaat tegen minimale kosten eisen, totdat er iets te verwijten valt.

En dan zijn er nog vertragingskosten. De meeste snappen wel dat moderne systemen echt niet meer met 1GB aan fysiek geheugen kunnen draaien, maar nog steeds draaien er moderne systemen op maar 4GB, of zelfs 2GB. Tragere verwerking van alles en nog wat, het systeem wordt foutgevoelig. Menselijke frustraties en nog veel meer ontstaat dan. Maar dat zoiets geld, tijd, frustraties, kwaliteit, arbeidsvreugde, klanttevredenheid en meer kost, begrijpt iedereen wel.

 

Blijf dus bij de hedendaagse ICT

Dus wat te doen?

Wel, besef dat simpelweg redelijkerwijs bijblijven met de stand van de hedendaagse techniek al de nodige kopzorgen kan besparen. Zowel met een volledig operationeel bedrijf, als tijdens calamiteiten, of als een externe entiteit met verwijten komt.

Net zo min als dat je geen wagenpark dient te hebben met voertuigen uit de jaren tachtig, dien je geen hardware of software te hebben ouder dan vijf jaar.

Tenzij je richting bestuurders, autoriteiten, wetgever, klanten, afnemers, leveranciers enzovoorts hele goede argumenten hebt waarom dit wel kan.

 

Vergeet niet: stel een meerjarig it plan / budget op

Stel een meerjarenbudget op, weet wanneer je wat tijdig dient te vervangen/upgraden, en waarom.

Weet welk deel van je systeem belangrijk is voor welke bedrijfsprocessen, en stel het juiste beleid/budget op om het afdoende in stand te houden.

 Meerjarig IT plan opstellen

Nieuwe GDPR wetgeving

Bovenstaande is tevens onderdeel van de aankomende GDPR wetgeving die per 25 mei 2018 in werking gaat treden. Deze wet verwacht dat bedrijven de zaken dan al op orde hebben.

Up-to-date zijn en blijven wordt daardoor steeds belangrijker.

 

Gratis zijn we niet. Maar we maken wel jouw IT sterker en jou krachtiger.

Zit je met het 'zaken op orde hebben' in de top 25% van uw branche genoten, of in de onderste 25%?

Allebei is concurrentie-onderscheidend. Ben je liever klant van een organisatie die bijblijft, meedenkt, vooroploopt en dat tegen een redelijke prijs?

Of wil je liever de laagste prijs betalen, om vervolgens zelf volledig op te draaien voor alle meer- en vervolgkosten als dat later toch niet de hele lading blijkt te dekken?

Kan DataByte je helpen met het opstellen van een IT beleid en een strategie? Jazeker, bij moderne technologie behoren ook nieuwe (ondersteunende) functionaliteiten, die tot ontzorgen leiden.

Gratis zijn we niet. Maar we maken wel jouw IT sterker en jou krachtiger.

ICT is niet gratis - ons kennismakingsgesprek wel

Vind je dit bericht interessant?