Dots

Schutse Zorg: Minder papier en veel efficiënter

28 jun 2016
Schutse Zorg: Minder papier en veel efficiënter
Klant
Peter de Kok, bestuurder Schutse Zorg Tholen
Branche
Zorg
Jaar
2014

Op de hoogte blijven?

Schutse Zorg: Minder papier en veel efficiënter

Waarom Schutse Zorg Tholen voor DataByte kiest

  • Tijdwinst door efficiënter overleg.
  • Minder papierverbruik.
  • Zaken zijn nu veel beter geborgd.
  • Verbetert de kwaliteit van de voorbereiding.

Schutse Zorg Tholen

Schutse Zorg Tholen biedt concepten aan voor wonen, huishoudelijke hulp, zorg, verpleging en welzijn vanuit een christelijke levensvisie. De zorg wordt zowel binnen als buiten de muren van het zorgcentrum geboden.

Tijdwinst, minder papierwerk en efficiënter overleg

Agendapunten die onbehandeld bleven, stapels papieren en niet-actuele vergaderstukken; het MT van Schutse Zorg Tholen vond dat haar vergaderingen een stuk efficiënter moesten. Na het vaststellen van de werkwijze en behoeften in samenwerking met de adviseurs van DataByte, is de organisatie met succes overgestapt op digitaal vergaderen.

Betere kwaliteit

Bestuurder Peter Kok over de winst van digitaal vergaderen: “Voorheen had niet iedereen de laatste versie van een document paraat. Dat zorgde voor vertraging. Ook werden veel documenten voor de vergadering nog uitgeprint. DataByte heeft de digitale omgeving zo gebruiksvriendelijk ingericht dat we nu zelf een digitale vergaderomgeving kunnen inrichten.”

Online aantekeningen maken

De digitale vergaderomgeving werkt op basis van SharePoint. Door een koppeling in Outlook kunnen de medewerkers door de secretaris worden uitgenodigd voor een vergadering.  In de uitnodiging staat een link die toegang geeft tot de betreffende vergaderpagina. Hier staan de agenda en alle documenten die medewerkers via hun iPad of achter de pc/laptop van tevoren kunnen doornemen. Het is mogelijk om aantekeningen te maken in de documenten en die tijdens de vergadering te bespreken.

Gebruikerstip: ‘Klein beginnen’

Digitaal vergaderen werd als eerst geïntroduceerd binnen het MT. De oplossing verspreidde zich niet lang daarna als een olievlek  binnen de organisatie. Arianne Scherpenisse, secretaresse binnen Schutse Zorg Tholen en direct betrokken bij het project digitaal vergaderen, adviseert andere organisaties ook om klein te beginnen. “Zoek eerst een kleine, enthousiaste groep binnen je organisatie. Probeer daar het een en ander uit; wat werkt wel, wat niet. Rol dit vervolgens uit binnen de rest van de organisatie.”

Op de hoogte blijven?